Chargé Administratif

Il y a 40 minutes

Agadir, Souss-Massa, Maroc INES EVENTS Temps plein
  1. Intitulé du poste

Chargé(e) Administratif(ve) & Suivi Projets

  1. Positionnement du poste

Le/La Chargé(e) Administratif(ve) & Suivi Projets travaille en lien direct avec la Direction et les chefs de projet.

Il/Elle est responsable de la gestion administrative quotidienne, du suivi des projets, de la caisse, des paiements et de la bonne organisation des documents.

Ce poste est central dans le fonctionnement de la structure.

  1. Mission principale

Le/La Chargé(e) Administratif(ve) & Suivi Projets a pour mission d'assurer une gestion administrative rigoureuse, claire et structurée, permettant à la direction et aux équipes terrain de travailler sereinement.

Il/Elle garantit :

  • la traçabilité des dépenses et des paiements,
  • la bonne tenue de la caisse,
  • le suivi administratif des projets,

  • la cohérence entre documents papier et fichiers de suivi (Google Sheets).

  • Responsabilités principales4.1 Gestion administrative générale

  • Créer et gérer les dossiers clients

  • Créer et gérer les dossiers fournisseurs
  • Gérer le dossier exploitation de la structure (charges courantes)
  • Classer et archiver les documents (papier et numérique)
  • Veiller au respect des procédures administratives internes

4.2 Suivi administratif des projets

  • Suivre chaque projet sur le plan administratif
  • Vérifier que chaque prestation est correctement documentée
  • Assurer la cohérence entre :
  • projet,
  • client,
  • fournisseurs,
  • paiements.
  • Mettre à jour le suivi client & prestations sur Google Sheets

4.3 Gestion de la caisse (espèces)

  • Mettre en place les caisses projet
  • Préparer les remises de caisse projet
  • Vérifier et classer les bons de décaissement numérotés
  • Mettre à jour le fichier de suivi de caisse (Google Sheets)
  • Effectuer la clôture des caisses projet à l'aide de la feuille de contrôle
  • Signaler immédiatement toute anomalie ou écart

4.4 Suivi des paiements fournisseurs

  • Suivre les factures fournisseurs
  • Vérifier que chaque paiement dispose de sa preuve
  • Classer :
  • factures,
  • copies de chèques,
  • ordres de virement.
  • Mettre à jour le suivi fournisseur et l'état fournisseur (dû / payé / reste)

4.5 Suivi des paiements clients

  • Suivre les factures clients émises
  • Enregistrer les paiements reçus
  • Mettre à jour l'état client (facturé / payé / reste à encaisser)
  • Alerter la direction en cas de retard ou d'impayé

4.6 Suivi bancaire

  • Mettre à jour le fichier de suivi banque (Google Sheets)
  • Classer les relevés bancaires
  • Assurer le lien entre :
  • banque,
  • dossiers papier,

  • fichiers de suivi.

  • Outils utilisés

  • Google Sheets (caisse, banque, suivi client, suivi fournisseur)

  • Google Drive / dossiers partagés
  • Documents papier (classeurs)

  • Word / PDF (bons, fiches, procédures)

  • Règles de fonctionnement (non négociables)

  • Aucune sortie de caisse sans bon de décaissement

  • Aucune caisse projet sans feuille de clôture
  • Aucun paiement sans preuve archivée

  • Aucun document non classé

  • Profil recherchéCompétences

  • Bonne organisation

  • Rigueur administrative
  • Capacité à gérer plusieurs projets en parallèle
  • À l'aise avec Google Sheets
  • Sens de la confidentialité

Qualités personnelles

  • Autonomie
  • Fiabilité
  • Méthode
  • Capacité à suivre des procédures

  • À l'aise avec un environnement terrain / événementiel

  • Indicateurs de performance

  • Caisses projet clôturées sans écart

  • Dossiers clients et fournisseurs complets
  • Suivis Google Sheets à jour
  • Visibilité claire des paiements clients et fournisseurs

  • Aucun décaissement non justifié

  • Évolution possible

Le poste peut évoluer vers :

  • un poste de responsable administratif,
  • ou un rôle de coordination administrative multi-projets.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 3.000,00DH à 3.500,00DH par mois

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