Assistant(e) de Direction

Pour le compte d'un hôtel de luxe à Tanger, nous recherchons un
Assistant(e) de Direction (Executive Assistant)

Aperçu

L'Assistant(e) du Directeur Général (GM) et du Directeur Général Adjoint (DGM) apporte un soutien direct dans toutes les tâches administratives, opérationnelles et liées aux projets, afin d'assurer le bon fonctionnement et l'efficacité globale de l'hôtel.

Ce rôle nécessite d'excellentes compétences d'organisation, un sens élevé de la discrétion, une grande attention au détail, ainsi qu'une capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement hôtelier de luxe dynamique.

En collaboration étroite avec les chefs de département et l'équipe de direction, l'Assistant(e) garantit une communication fluide, un suivi rigoureux et une exécution irréprochable des initiatives pilotées par la direction.

Responsabilités principales
Soutien administratif et managérial

• Fournir un soutien administratif et logistique quotidien au GM et au DGM.

• Préparer courriers, communications internes et documents officiels selon les besoins.

• Gérer les agendas, réunions et rendez-vous ; coordonner les communications internes et externes.

• Participer à la préparation des rapports, présentations et mises à jour opérationnelles destinées à la direction et aux propriétaires.

• Gérer les informations confidentielles avec un niveau maximal de discrétion et de professionnalisme.

Coordination opérationnelle

• Assister le GM & DGM dans les opérations quotidiennes en assurant le suivi auprès des chefs de département pour garantir le respect des tâches, délais et standards de service.

• Maintenir les tableaux de suivi opérationnels, checklists et registres de projets.

• Contribuer à la gestion des plannings, des mouvements du personnel et à la coordination inter-départements lorsque nécessaire.

• Suivre les demandes d'inventaire et les actions de maintenance déléguées par le GM & DGM.

• Surveiller la qualité de service sur tous les points de contact client et contribuer à des améliorations continues.

• Veiller au respect des standards visuels de l'établissement.

Support Événementiel et Clients

• Participer à la coordination des événements internes, de la phase de planification à l'exécution et au suivi post-événement.

• Tenir à jour les dossiers événements, budgets et plannings, en s'assurant de l'exactitude de toutes les informations.

• Assurer un soutien sur site lors des événements spéciaux pour garantir une coordination fluide entre les équipes.

Support Projets & CAPEX

• Assister le GM & DGM dans la planification et la mise en œuvre des projets CAPEX et d'amélioration.

• Coordonner avec les entrepreneurs, designers et fournisseurs pour la collecte de devis, les analyses comparatives et le suivi d'avancement.

• Maintenir des archives organisées des communications, factures et plannings liés aux projets.

• Suivre les jalons et partager les mises à jour projet avec le GM & DGM.

Communication & Interface

• Servir de relais de communication entre le GM & DGM et les chefs de département, afin d'assurer un suivi clair et une responsabilisation de chacun.

• Faciliter la circulation d'information entre l'hôtel et l'équipe de direction au Royaume-Uni ou les propriétaires, lorsque nécessaire.

• Rédiger les comptes-rendus de réunion et assurer le suivi des actions jusqu'à leur clôture.

Reporting & Gestion des données

• Aider à la collecte et à la compilation des données opérationnelles pour les rapports et bilans de performance.

• Tenir à jour les fichiers liés aux budgets, documents de paie, dossiers RH et rapports départementaux.

• Contribuer à la préparation des résumés opérationnels hebdomadaires ou mensuels selon les demandes du GM & DGM.

Compétences clés

• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Très bonnes compétences de communication écrite et orale

• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion

• Sens du détail et rigueur dans le suivi

• Proactivité, fiabilité et orientation solutions

• Capacité à rester calme sous pression

• Connaissance des opérations hôtelières et standards de service appréciée

Qualifications

• Diplôme en Management Hôtelier, Administration des Affaires ou domaine similaire (préféré)

• Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle administratif ou hôtelier (expérience luxe appréciée)

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion de projet

• Maîtrise du français et de l'anglais ; l'espagnol ou l'arabe sont un atout