Assistant(e) Administratif(ve)

Dans le cadre du développement du projet, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) rigoureux(se), organisé(e) et polyvalent(e), capable d'assurer la structuration et la gestion administrative de l'ensemble des activités de la société.

Ce recrutement répond à un besoin de renforcement de l'organisation interne, afin de garantir une meilleure centralisation des documents, un suivi fluide des procédures et une coordination efficace entre les différents pôles (juridique, RH, direction, communication…).

Missions:

1. Gestion et organisation administrative

• Créer et maintenir une arborescence claire des dossiers (physiques et numériques) selon les pôles et les projets.
• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour de tous les documents administratifs, juridiques et RH.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, notes internes, procès-verbaux, attestations, conventions, certificats, demandes officielles, etc.
• Suivre les dates clés et échéances (renouvellements, signatures, échéances contractuelles, autorisations, visas, etc.).
• Mettre à jour les fichiers internes : liste des prestataires, partenaires, collaborateurs, numéros de contrat, etc.
• Scanner, classer et nommer les documents selon une nomenclature rigoureuse.
• Tenir à jour un registre des documents sortants et entrants.
• Assurer le suivi des courriers électroniques et physiques (réponses, relances, accusés).
• Préparer des tableaux de suivi administratif (contrats, conventions, courriers, signatures, etc.).

2. Soutien juridique de base (en appui à la direction ou au pôle juridique)

• Mettre à jour les modèles de contrats types (avenants, lettres de résiliation, attestations, etc.).
• Tenir un registre de suivi des contrats : dates de signature, échéances, renouvellements, préavis.
• Aider à la préparation des documents pour les autorités (déclarations, attestations, courriers officiels).
• Participer à la gestion de la confidentialité des documents et au respect des obligations légales internes.

3. Gestion RH et administrative du personnel

• Aider à la rédaction des contrats de travail, avenants, attestations de présence, certificats, lettres de fin de mission, etc.
• Tenir à jour les dossiers individuels des salariés, intermittents, prestataires, collaborateurs externes.
• Suivre les périodes d'essai, renouvellements et préavis.
• Tenir à jour les plannings du personnel, les absences, congés, retards, autorisations de sortie, etc.
• Participer à la préparation des éléments de paie (transmission des informations nécessaires au cabinet comptable ou RH).
• Préparer les demandes d'attestations administratives (travail, salaire, congé, stage, etc.).
• Suivre les recrutements : tri des candidatures, convocations, premiers échanges, mise à jour de la base candidats.

4. Communication et correspondance administrative

• Rédiger et envoyer les e-mails officiels pour la direction ou l'administration.
• Relire les courriels importants avant envoi pour garantir la clarté, la politesse et la cohérence.
• Assurer le suivi des réponses et relances pour les documents en attente de validation.

Profil recherché

• Bac +3 à Bac +5 en Administration, Droit, Gestion, RH ou équivalent.
• 1 à 3 ans d'expérience minimum en administration ou gestion polyvalente.
• Rigueur, sens de l'organisation, fiabilité, autonomie.
• Capacité à structurer et simplifier des informations complexes.
• Très bonne maîtrise du français et de l'anglais (rédaction et orthographe irréprochables).
• Bonne connaissance du droit du travail, des contrats et des procédures administratives.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PDF, Google Drive, Canva (pour la mise en forme).
• Discrétion, confidentialité et esprit d'équipe.