Office Manager H/F

Intégrée dans l'écosystème du groupe Virtuology, Virtuocode, nous se contente pas de développer des logiciels : les équipes conçoivent une croissance stratégique.

Notre mission : permettre aux agences digitales et à leurs clients de s'appuyer sur des solutions durables, intelligentes, éthiques et orientées business.

Du développement sur mesure et des infrastructures sécurisées à l'automatisation par l'IA, l'analytique prédictive et la stratégie produit, nous délivrons une technologie qui a du sens.
En tant que pôle technologique et innovation du Virtuology Group, nous connectons le code, la donnée, le design et l'impact business pour créer des écosystèmes digitaux scalables.
Nous opérons comme un centre d'expertise multi-hub, réunissant des ingénieurs de haut niveau, des leaders produit, des experts IA et des équipes agiles pour accompagner les transformations digitales les plus ambitieuses en marketing, en commerce et au-delà.

Dans le cadre de son développement, Virtuocode recherche son/sa Office Manager en CDI :

Mission principale

Vous assurerez le bon fonctionnement opérationnel, administratif et logistique de VirtuoCode, afin de libérer du temps opérationnel au management pour la réflexion stratégique, la coordination groupe et l'innovation technologique.

Votre rôle est d'agir comme un buffer exécutif entre la strate stratégique (direction, coordination groupe, IA, projets transverses) et la strate logistique (intendance, administration, suivi opérationnel).

Votre objectif : fluidifier, anticiper et fiabiliser l'environnement de travail, pour renforcer la vélocité stratégique et la qualité d'exécution du management.

Responsabilités clés

1. Administration & Coordination exécutive

- Gérer et suivre les documents administratifs courants (banque, assurances, comptabilité, factures, fournisseurs, prestataires).

- Assurer la liaison avec les partenaires administratifs internes et externes (cabinet comptable, RH groupe, banque).

- Gérer les agendas, les réunions, déplacements et priorités du management avec un sens de la confidentialité absolu (Inbox & calendar management quotidien). 

2. Office Management & Logistique

- Superviser l'intendance du bureau : fournitures, aménagements, ménage, maintenance, catering, etc.

- Gérer les contrats et prestataires locaux, suivre les dépenses récurrentes.

- Garantir un environnement de travail fluide, agréable et opérationnel.

- Organiser les petits événements internes, réunions, visites ou accueils d'équipes externes.

- Aider à la mise à jour de documents de suivi.

- Veiller au respect des deadlines et à la complétude des dossiers (ex : remboursement, contrats, validations administratives).

4. Communication & Liaison interne

- Servir de point d'ancrage local pour les communications internes du groupe.

- Préparer des messages synthétiques, relances ou notes exécutives à partir des directives managériales.

- Maintenir une image de rigueur et de bienveillance dans les échanges, reflétant la culture VirtuoCode.

Profil recherché

Compétences clés :

- Organisation, sens du détail et capacité à gérer plusieurs fronts sans perdre la vue d'ensemble.

- Esprit analytique et capacité à structurer l'information. L'analyse de données fait partie de votre quotidien.

- À l'aise ou une aptitude à monter en compétence sur des outils collaboratifs modernes (Google Workspace, Notion, Trello, Odoo, Slack, Monday...).

- Solide aisance relationnelle et rédactionnelle.

- Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité.

- Capacité à anticiper les besoins avant qu'ils ne deviennent des urgences.

• maitrise du français et de l'anglais.
  

Soft Skills :

• Calme, structuré(e), rigoureux(se) et orienté(e) solutions.

• Curiosité technologique et appétence pour les environnements digitaux.

• Sens du service, mais sans posture d'assistanat :vous êtes garant de la fluidité, pas exécutant.

• Capacité à travailler en autonomie, dans une relation de confiance et de réciprocité avec la direction.

L'IA est pour vous une opportunité, que vous utilisez déjà et que vous saurez mettre en oeuvre au service de vos objectifs.

Vos Objectifs :

• Réduction mesurable de la charge logistique et administrative du management (-30 %).

• Mise en place d'un système fluide d'intendance et de communication interne.

• Zéro tâche administrative bloquante ou en retard.

• Environnement de travail fluide et aligné avec les standards VirtuoCode / Virtuology.

Informations sur notre offre :

CDI à pourvoir dès que possible, un démarrage rapide est possible

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. la diversité de nos équipes est notre force, nous valorisons la singularité de chacun et accueillons avec enthousiasme nos nouveaux collaborateurs.

La rémunération est fixée sur ce poste à à 4000 Dhs

Mission à pourvoir à Tanger en présentiel

Notre processus de recrutement :

1. Réception et traitement de votre candidature sous 3 jours

2. Echange RH de 30 minutes avec notre Equipe Skeelz - test Assessfirt à prévoir

3. Echange métier de 1h avec l'équipe de management

On en parle ?