Assistant(e) Administratif(ve) H/F

Rabat

CDI

Née de la volonté de répondre aux enjeux économiques, politiques et sociaux du Maroc et de l'Afrique, l'Université Internationale de Rabat (UIR) est la première une université publique à gestion privée sous contrat avec l'État Marocain. Fondée en 2010, elle est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant conforme aux meilleurs standards internationaux dans le domaine de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Comptant plus de 8500 étudiants et participants en formation continue, l'UIR propose une offre de formation pluridisciplinaire qui couvre les domaines de l'Ingénierie, de l'Architecture, des Sciences de la Santé, des Sciences Humaines et Sociales, du Management .... En matière de formation continue, l'UIR accompagne les institutions publiques et privées dans le renforcement des capacités de leurs équipes avec des programmes diversifiés d'Executive masters, des licences, des certificats qui couvrent les stratégies sectorielles impulsées par le Maroc.

La recherche et l'innovation, constituent également un axe majeur de la stratégie de l'Université qui s'exprime à la fois autour des publications académiques, de la recherche appliquée et d'une politique active de R&D avec près de 540 brevets déposés dont 100 al'international, ce qui la classe en tant que 1ere université au Maroc et en Afrique, en termes de dépôt de brevets (source OMPIC).

Jeune, dynamique, citoyenne, notre université qui bénéficie d'une attractivité grandissante et d'une capacité d'innovation reconnue, lance aujourd'hui un ambitieux programme de développement pour atteindre étudiants à l'horizon 2040.

• Assurer la réception et le traitement des demandes des étudiants de l'Etablissement.
• Assurer la réception et le traitement des demandes des enseignants permanents et vacataires rattachés à l'Etablissement
• Gérer, traiter, coordonner des informations écrites et orales
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les différentes structures de l'établissement et les partenaires extérieurs
• Organiser et préparer les réunions et événements
• Rédiger, mettre en forme ou relire des courriers et documents complexes
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents
• Organiser le classement des dossiers et procéder à un archivage régulier
• Réaliser le paramétrage nécessaire sur le système d'information pour assurer la saisie de notes pour les différentes matières enseignées à la clinique dentaire
• Rédiger les PV des réunions
• Coordonner avec les entités administratives internes de l'UIR
• Assurer la gestion de la fourniture de la clinique
• Suivi des dossiers patients au Niveau du Système Mederp
• Créations et initialisation des actes d'engagement
• Suivi des notes d'honoraire
• Planification des stages cliniques sur ADE
• Pointage des réalisations des séances planifiées au niveau de Agresso
• Edition des feuilles de présence
• pointage Absence des étudiants lors des stages cliniques
• Réalisation et suivi des emplois du temps des vacataires

Profil recherché :

• De formation BAC + 3 ou diplôme équivalent avec une expérience dans un secteur similaire (Ecole supérieure ou Université) serait un atout important.

Compétences requises:

• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Maîtriser les techniques d'assistanat / de secrétariat
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur, PowerPoint, Environnement Windows, Applications planning, rendez-vous, Applications de gestion des sites d'informations...
• Hiérarchiser les activités et apprécier le degré d'urgence
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des procès-verbaux, des relevés de décision, des rapports, des documents
• Concevoir des tableaux de bord
• Rigueur, Fiabilité, Discrétion et sens de la confidentialité, Réactivité, Disponibilité, Sens relationnel, Esprit d'initiative, Polyvalence, Dynamisme