Responsable des Services Administratifs

Injaz Capital est une société de conseil en investissement et en finance d'entreprise, basée dans le Golfe et opérant aux Émirats arabes unis, au Maroc et dans la région MENA au sens large.

Nous proposons des solutions financières et d'investissement sur mesure à destination des entreprises, des family offices et des investisseurs institutionnels.

Nos activités couvrent :

• Corporate Finance Advisory & M&A
  : opérations d'acquisition et de cession, levées de fonds, structuration de dette.
• Asset & Wealth Management
  : structuration de portefeuilles et de stratégies d'investissement.
• Private Equity & Fund Management
  : mise en place et gestion de véhicules d'investissement thématiques.

Déscription du poste

Le Responsable des Services Administratifs
 sera responsable de l'ensemble des fonctions administratives, opérationnelles et de support du bureau Maroc, afin d'assurer un fonctionnement quotidien fluide et un niveau de service élevé auprès des équipes internes ainsi que des clients (HNW).

Le périmètre couvre notamment la gestion du bureau, la coordination des services business, l'assistance administrative au General Manager, la gestion des fournisseurs, l'organisation des déplacements, le suivi documentaire, les traductions, la mise en forme des présentations, la liaison avec les banques et les régulateurs, ainsi que la prise en charge des demandes clients liées aux services de type concierge (réservations d'hôtels, jets privés, yachts, location de voitures, etc.).

1. Services Business & Conciergerie (Clients HNW)

2. Gérer les demandes premium des clients HNW, en assurant discrétion, efficacité et service irréprochable.

3. Organiser voyages sur mesure, réservations haut de gamme, itinéraires personnalisés et services lifestyle.
4. Mobiliser un réseau de prestataires premium (jets privés, yachts, hôtels…)
5. Assurer la confidentialité absolue des informations clients.
6. Préparer et coordonner les visites VIP et événements au Maroc.

7. Suivre la satisfaction clients, les demandes traitées et les opportunités de revenus liées aux services.

8. Support Administratif & Exécutif

9. Support quotidien au COO et à l'équipe Maroc.

10. Gestion de l'agenda, des réunions et déplacements du COO.
11. Gestion des emails, correspondances et communications professionnelles.
12. Traduction de documents (arabe / français / anglais).

13. Mise en forme de présentations, rapports et documents selon les standards Injaz Capital.

14. Gestion du Bureau & Opérations

15. Supervision du bureau : logistique, achats, prestataires, maintenance.

16. Garantie d'un environnement professionnel, organisé et fonctionnel.
17. Suivi des fournisseurs : contrats, devis, factures, prestations.
18. Coordination avec les prestataires IT, maintenance, sécurité, telecom.

19. Gestion des stocks, équipements, fournitures et services généraux.

20. Documentation & Conformité

21. Organisation et archivage des documents administratifs.

22. Aide à la préparation des dossiers destinés aux régulateurs et autorités locales.
23. Suivi des contrats, factures, correspondances et renouvellements légaux.

24. Légalisation, dépôts administratifs, et mise à jour documentaire.

25. Comptabilité & Facturation

26. Préparation et suivi des factures fournisseurs.

27. Gestion des dépenses, remboursements et petite caisse.
28. Support à la facturation client et au suivi des paiements.

29. Contribution au budget et au reporting mensuel.

30. Voyages & Logistique

31. Organisation complète des déplacements professionnels.

32. Gestion des réservations, visas, transport et itinéraires.

33. Accueil et logistique pour les visiteurs locaux et internationaux.

34. Coordination Externe

35. Interface avec les banques, administrations, prestataires et partenaires.

36. Support lors des réunions de direction, événements et conseils.

Compétences requises:

Compétences Techniques:

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais (arabe fortement souhaité).
• Compétences avancées en organisation, bureautique, coordination et gestion administrative.
• Connaissance des services HNW, conciergerie ou hospitalité premium.
• Connaissance de la gestion de bureau, prestataires, achats et services généraux.
• Capacité à gérer la confidentialité et les informations sensibles.

Compétences personnelles et interpersonnelles:

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Autonomie, rigueur et sens des priorités.
• Excellente communication orale et écrite.
• Esprit d'équipe et sens de la responsabilité
• Discrétion absolue et sens élevé de la confidentialité.
• Présentation soignée, professionnalisme et sens du service.

Education & Expérience:

• Diplôme universitaire (ou équivalent) en administration des affaires, management ou langues.
• 5 à 10 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction, Assistant(e) Exécutif(ve) ou Coordinateur(trice) de Bureau, idéalement au sein d'un environnement financier, de conseil ou d'une multinationale.
• Maitrise des outils bureautiques
• Excellente maîtrise du français, de l'anglais et de l'arabe.