Personal Assistant H/F trilingue FR/EN/ES

ASSISTANT(E) PERSONNEL(LE) TRILINGUE (100% remote)

SECTEUR ARCHITECTURE & HÔTELLERIE DE LUXE

Nous recherchons pour un professionnel exigeant évoluant dans le secteur de l'architecture et des projets hôteliers de luxe à l'international, un(e) Assistant(e) Personnel(le) de haut niveau, trilingue et expérimenté(e).

À propos du poste : Ce poste stratégique requiert une personne d'exception, capable d'anticiper les besoins, de gérer des priorités multiples et de représenter son employeur avec professionnalisme auprès d'une clientèle prestigieuse et exigeante.

Profil recherché :

• Trilinguisme : Français, Anglais, Espagnol (oral et écrit). Si pas de notion d'une de ces 3 langues s'abstenir.
• Expérience confirmée : Minimum 7 ans dans un poste d'assistant(e) de direction ou personnel(le)
• Excellente présentation et aisance relationnelle de haut niveau
• Discrétion absolue et sens de la confidentialité irréprochable
• Culture internationale et connaissance du secteur du luxe appréciée

Responsabilités principales :

Gestion d'agenda et organisation :

• Gestion complète et proactive de l'agenda professionnel et personnel
• Planification et priorisation des rendez-vous, réunions et événements
• Anticipation des besoins et des conflits d'emploi du temps
• Rappels et préparation de briefings avant chaque rendez-vous

Organisation des déplacements :

• Recherche et réservation de billets d'avion (toutes classes)
• Réservation d'hébergements haut de gamme
• Organisation du transport local (voitures avec chauffeur, locations, etc.)
• Préparation des itinéraires détaillés et dossiers de voyage
• Gestion des imprévus et modifications de dernière minute

Coordination de projets :

• Suivi administratif des projets en cours
• Coordination avec les équipes, partenaires et fournisseurs
• Préparation et organisation de réunions
• Élaboration de comptes rendus et rapports d'avancement
• Archivage et classement des documents projets

Communication professionnelle :

• Interface avec les clients internationaux (France, Espagne, pays anglophones)
• Rédaction de courriers, emails et documents professionnels dans les trois langues
• Gestion des appels téléphoniques et filtrage
• Représentation de l'employeur auprès des partenaires

Gestion administrative et financière :

• Comptabilité de base : suivi des dépenses, notes de frais
• Gestion des factures fournisseurs et relances
• Préparation de tableaux de bord de suivi budgétaire
• Organisation et classement de la documentation administrative

Autres missions :

• Veille sectorielle et préparation de revues de presse
• Recherches spécifiques (fournisseurs, prestataires, informations projets)
• Gestion de la correspondance personnelle si nécessaire
• Toute mission confiée dans le cadre de l'assistance personnelle

Compétences et qualités requises :

Compétences techniques :

• Maîtrise parfaite de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Connaissance des outils de gestion de projets (Trello, Asana, ou similaires)
• Maîtrise des plateformes de réservation en ligne
• Aisance avec les nouvelles technologies et rapidité d'adaptation

Qualités personnelles :

• Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément sans erreur
• Proactivité : anticipation des besoins sans attendre les demandes
• Réactivité : disponibilité et rapidité d'exécution
• Discrétion absolue : confidentialité totale sur les informations sensibles
• Adaptabilité : flexibilité face aux changements et imprévus
• Autonomie : capacité à prendre des initiatives et décisions appropriées
• Résistance au stress : maintien de la qualité du travail sous pression
• Excellence relationnelle : diplomatie, courtoisie et professionnalisme constant
• Sens du détail : zéro erreur tolérée dans les livrables
• Présentation irréprochable : pour les éventuelles représentations

Conditions du poste :

• Contrat : CDD avec perspective d'évolution vers un CDI selon performance
• Localisation : Télétravail à 100%
• Horaires : Horaires de bureau classiques (généralement 9h-18h) avec flexibilité indispensable pour répondre aux besoins ponctuels en dehors de ces horaires (tôt le matin, soirée, week-end selon urgences)
• Disponibilité : Une grande disponibilité et réactivité sont attendues, notamment pour les situations urgentes ou les déplacements de dernière minute
• Équipement : Ordinateur et connexion internet haut débit stables requis

Pourquoi ce poste :

• Intégration dans l'univers prestigieux de l'architecture et de l'hôtellerie de luxe
• Exposition à des projets internationaux d'envergure
• Autonomie et responsabilités importantes
• Évolution professionnelle possible
• Collaboration directe avec un professionnel exigeant mais reconnaissant du travail de qualité

Pour postuler : Merci d'envoyer votre CV détaillé accompagné d'une lettre de motivation.

Seules les candidatures correspondant strictement au profil seront étudiées.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 4.000,00DH à 5.000,00DH par mois