Assistante Administrative et Financière

FICHE DE POSTE Assistante Administrative & Financière

Entreprise Inspirigence Consulting

Type CDI Temps plein

Lieu Présentiel

1. Mission du poste

Assurer l'exécution administrative et opérationnelle au quotidien, garantir une expérience client fluide, et soutenir le déploiement des outils internes. Le poste évolue vers des responsabilités plus spécialisées autour du CRM Kommo, de l'onboarding client et du suivi de qualité des données.

1. Responsabilités par rubriques

A. Administration et organisation socle du poste

* Gérer et structurer les dossiers internes et clients classement, documents, accès, historique, suivi

* Préparer et mettre en forme les documents devis, proforma, factures, reçus, PV, checklists, courriers

* Organiser les réunions invitations, liens Meet, confirmations, rappels, suivi des actions

* Tenir à jour les templates et documents de process trames, procédures, supports

B. Finance gestion administrative de base

* Émettre et suivre proforma et factures envoi, archivage, transmission

* Suivre les paiements encaissements, échéances, statut, relances selon process interne

* Gérer les impayés de manière professionnelle relances, justificatifs, escalade si nécessaire

* Tenir des tableaux de suivi Excel ou Sheets et produire un point hebdomadaire simple

C. Customer Support relation client et suivi

* Répondre aux demandes entrantes email, WhatsApp, téléphone et orienter vers la bonne personne

* Assurer le suivi jusqu'à résolution collecte d'informations, relances, clôture

* Gérer les réclamations simples avec calme et clarté et escalader si besoin

* Assurer une communication client premium confirmations, synthèses, rappels, comptes rendus courts

D. Outils digitaux culture et autonomie obligatoire

* Utiliser efficacement Google Workspace Gmail, Drive, Docs, Sheets et les outils de visio

* Être à l'aise avec les outils SaaS apprendre rapidement de nouveaux logiciels

* Assurer une hygiène digitale gestion d'accès, permissions Drive, mots de passe, partage sécurisé

* Participer à l'amélioration des process automatisations simples, mise à jour des procédures

E. CRM obligatoire montée en compétence progressive

* Mettre à jour le CRM au quotidien contacts, entreprises, notes, tâches, activités

* Assurer l'hygiène CRM champs obligatoires, pipeline propre, déduplication simple, qualité des données

* Suivre les statuts des dossiers et remonter les blocages pièces manquantes, accès, validations

* Produire un reporting hebdomadaire avancement, points en attente, anomalies récurrentes

F. Onboarding Kommo spécialisation du poste

* Préparer l'onboarding CRM des nouveaux clients collecte des besoins, accès, informations, checklists

* Accompagner les utilisateurs côté client prise en main, bonnes pratiques, support de premier niveau

* Suivre la validation des éléments mis en place checklists, PV, retours client, points à corriger

* Documenter les paramétrages pour assurer la continuité et la reproductibilité interne

1. Compétences attendues

Compétences obligatoires

* Excellent niveau d'organisation rigueur, sens du détail, priorisation

* Très bonne communication écrite et orale en français et Anglais

* Maîtrise des outils digitaux Google Workspace, tableurs, visio, outils SaaS

* CRM obligatoire capacité à travailler quotidiennement sur un CRM Kommo est un plus

Compétences appréciées

* Notions de marketing et compréhension d'offres B2B

* Mise en forme de documents Canva ou équivalent

* Expérience en agence, SaaS ou environnement B2B

Savoir être

* Fiabilité, confidentialité, professionnalisme

* Proactivité et orientation solution

* Calme sous pression, sens du service

* Esprit d'équipe et posture client premium

1. Profil recherché

* Formation Bac plus 2 à Bac plus 5 selon expérience

* Expérience 1 à 3 ans ou plus en assistanat administratif, support client, back office, coordination, ou CRM ops

* Expérience pratique d'un CRM obligatoire Kommo est un avantage

1. Indicateurs de performance KPI

* Qualité et rapidité de traitement administratif documents, organisation, suivi

* Fiabilité du suivi paiements et impayés tableaux à jour, relances structurées

* Temps de réponse et satisfaction client suivi, résolution, clarté des échanges

* Propreté et complétude CRM champs, tâches, pipeline, données fiables

* Qualité et vitesse d'onboarding Kommo accès collectés, configuration validée, adoption client

* Réduction des blocages retours client traités, validations obtenues, documentation à jour

Type d'emploi : Temps plein, CDI