Descriptif de Poste – Assistant(e) Administratif(ve) Marketing

Intitulé du poste

Assistant(e) Administratif(ve) Marketing

Rattachement hiérarchique

Responsable Marketing / Directeur Marketing

Mission principale

L'Assistant(e) Administratif(ve) Marketing assure le support administratif et organisationnel du département marketing. Il/elle contribue au bon déroulement des activités marketing en assurant le suivi administratif des campagnes, la gestion documentaire, la coordination avec les fournisseurs et le suivi budgétaire du département.

Principales responsabilités

Support administratif du département marketing

• Assurer la gestion administrative quotidienne du département.
• Organiser et coordonner les réunions, déplacements et événements de l'équipe marketing.
• Préparer les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions.
• Gérer les agendas et les échéances du département.

Gestion des fournisseurs et prestataires

• Assurer le suivi administratif des agences, imprimeurs, fournisseurs et prestataires marketing.
• Préparer les demandes d'achats, bons de commande et contrats.
• Vérifier les factures et assurer leur transmission pour paiement.
• Maintenir à jour les bases de données fournisseurs.

Suivi budgétaire

• Participer au suivi du budget marketing.
• Mettre à jour les tableaux de bord des dépenses marketing.
• Contrôler les engagements budgétaires et alerter en cas d'écarts.
• Préparer les reportings administratifs et financiers du département.

Gestion documentaire et reporting

• Assurer le classement et l'archivage des documents marketing.
• Maintenir à jour les bases de données, tableaux de suivi et outils de reporting.
• Centraliser les documents liés aux campagnes, promotions et lancements de produits.
• Préparer les présentations et documents administratifs pour les réunions internes.

Coordination des projets marketing

• Assurer la coordination administrative entre les équipes marketing, commerciales, achats et finance.
• Suivre les plannings des campagnes marketing et des actions promotionnelles.
• Veiller au respect des procédures internes et des délais administratifs.
• Participer à l'organisation de salons, événements, lancements de produits et opérations promotionnelles.

Profil recherché

Formation

•  Bac+3 en Gestion, Administration, Commerce ou Marketing.

Expérience

• Une première expérience dans un poste administratif, idéalement au sein d'un département marketing ou commercial.
• Expérience dans la gestion de fournisseurs et le suivi administratif appréciée.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Connaissance des outils collaboratifs et ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics ou équivalent) appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bonne maîtrise des techniques de classement et d'organisation documentaire.

Qualités personnelles

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Excellentes capacités de coordination et de suivi.
• Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
• Réactivité et gestion des priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Indicateurs de performance (KPI)

• Respect des délais administratifs.
• Qualité et fiabilité des données et reportings.
• Taux de traitement des demandes dans les délais.
• Suivi efficace des budgets et des commandes.
• Satisfaction des équipes internes concernant le support administratif.

Conditions de travail

• Contrat : CDI
• Statut : Employé(e)
• Localisation : À Casablanca
• Horaires : Temps plein