Responsable Scolarité et des Services Estudiantins

Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields

The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Morocco's frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa.

Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.

Mission principale :

Le Responsable de la Scolarité et des Services Estudiantins assure la gestion globale du parcours administratif des étudiants depuis leur admission jusqu'à la diplomation. Il veille également à l'organisation et à la qualité de la vie estudiantine, en assurant la coordination des bourses, l'accompagnement au quotidien, la gestion des stages et PFE, la participation aux conseils disciplinaires, et en agissant comme interface entre les différents services concernés.

Responsabilités principales :

1. Gestion de la scolarité

• Superviser les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants.
• Élaborer et suivre les calendriers académiques, les examens et les soutenances.
• Suivre les résultats, les absences et assurer la gestion des délibérations.
• Garantir la mise à jour et l'intégrité des dossiers étudiants dans le système d'information académique.
• Produire les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).
• Élaborer les emplois du temps en lien avec les équipes pédagogiques.
• Assurer le pointage des enseignants vacataires et le suivi administratif associé.

2. Gestion administrative et financière

• Gérer les dossiers de bourses : collecte des pièces, contrôle d'éligibilité, suivi avec les services compétents.
• Faire le suivi des réévaluations des dossiers de bourses.
• Assurer l'interface avec les services centraux (finances, direction des études, etc.) pour les aides financières et allocations.
• Informer les étudiants des procédures, critères et échéances liés aux bourses et aux demandes spécifiques.

3. Services estudiantins et vie de campus

• Organiser les dispositifs d'accueil, d'intégration et d'accompagnement des nouveaux étudiants.
• Encadrer et valoriser les activités étudiantes (clubs, initiatives associatives, actions culturelles, sportives et citoyennes).
• Travailler en coordination avec les services de restauration, logement, transport, santé, etc.
• Concevoir et déployer des enquêtes de satisfaction, assurer le suivi des besoins exprimés.
• Organiser et encadrer les sorties pédagogiques.

4. Suivi des stages, PFE et orientation professionnelle

• Assurer la gestion administrative des stages et projets de fin d'études en lien avec les encadrants et les entreprises partenaires.
• Suivre les conventions, les affectations et les rapports de stages.
• Participer aux actions d'orientation, d'outreach et de relation avec les anciens étudiants.

5. Gestion des candidatures et concours

• Assurer le traitement administratif des dossiers de candidature.
• Préparer et coordonner le déroulement des concours d'accès (écrits, oraux, logistique).
• Participer à la sélection et au suivi des candidatures en lien avec les directions académiques.

6. Discipline, règlementation et médiation

• Participer aux conseils de discipline et assurer la gestion administrative des dossiers associés (convocations, rapports, PV).
• Veiller à l'application du règlement intérieur et à la diffusion des règles de vie.
• Gérer les réclamations étudiantes et proposer des solutions appropriées.

7. Pilotage, coordination et amélioration continue

• Suivre les indicateurs de performance (inscriptions, diplomation, satisfaction).
• Développer des procédures normalisées pour la gestion scolaire et les services étudiants.
• Participer à la digitalisation des processus (formulaires en ligne, GED, guichet numérique).
• Assurer la coordination avec les autres entités internes (académique, finance, IT, RH) sur toutes les questions liées à la scolarité et à la vie étudiante.

Et accomplir toute autre tâche relative au bon déroulement des activités de l'école.

Compétences requises :

• Maîtrise des systèmes d'information académique et des outils de gestion scolaire.
• Compétences en reporting, analyse de données et rédaction administrative.
• Sens de la rigueur, de la confidentialité, et capacité à gérer les priorités.
• Excellentes aptitudes relationnelles, d'écoute et d'encadrement.
• Leadership collaboratif, capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs acteurs.

Profil recherché :

• Bac+5 en gestion, administration, éducation ou équivalent.
• Expérience confirmée (minimum 5 ans) dans la gestion scolaire ou les services aux étudiants, idéalement dans un établissement d'enseignement supérieur.
• Excellente maîtrise du français et bonne pratique de l'anglais.
• Connaissance du système LMD et des normes qualité dans l'enseignement supérieur.
• Expérience dans un environnement multiculturel est un atout.

UM6P.