ADJOINT(E) EXÉCUTIF(VE) AUX CO-MANAGINGS PARTNERS

L'adjoint(e) exécutif(ve) aux co-Managings Partners de PMML Immobilier joue un rôle essentiel dans le soutien administratif des . Ce poste comprend également une gestion comptes personnel des co-Managings Partners sur les réseaux sociaux. Il s'agit d'un poste dynamique qui requiert de la prévoyance, de la réflexion critique et des compétences en résolution de problèmes, le tout exercé avec professionnalisme et un niveau supérieur de confidentialité.

Responsabilités principales

Gérer efficacement les communications électroniques (courriels) et l'agenda très chargé de 2 co-Managings Partners, en priorisant les demandes, en résolvant les conflits d'horaire et en formulant des recommandations pour assurer le bon déroulement des suivis, rencontres et communications quotidiennes.

Agir à titre de support dans la coordination des réunions et événements internes (formation pour les courtiers immobiliers) — planification, préparation des ordres du jour, création et partage de présentations, et rédaction de comptes rendus conformes aux normes internes de l'entreprise.

Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir le leadership du co-Managing Partners, notamment :

• participation à la mise en oeuvre d'initiatives de croissance
• préparation des courriels, rapports et de présentations,
• Transcriptions et collecte d'informations suite à des réunions,
• rédaction de courriels et suivis rigoureux des courriels et des messages privés sur les réseaux sociaux,
• mise à jour des listes de contacts dans un CRM et les tableaux de gestion de projets,
• organisation et anticipation des déplacement,

Agir comme principal point de contact pour les parties prenantes internes et externes concernant les affaires liées au co-Managing Partners, incluant les questions sensibles ou confidentielles, en usant d'un bon jugement pour déterminer la meilleure approche.

Tenir le co-Managing Partners informé des engagements à venir et des besoins et enjeux émergents au sein de l'équipe de professionnels, anticiper les besoins avant les réunions ou événements, et assurer un suivi rapide des communications écrites.

Coordonner toutes les réunions en collaboration avec l'équipe exécutive de l'entreprise, ainsi que les réunions du personnel et les événements internes (formations), au besoin.

Servir de « pont » pour assurer une communication fluide et rapide entre le co-Managing Partners et les courtiers immobiliers PMML, et soutenir leur leadership afin de maintenir la confiance et la crédibilité.

Répondre aux appels de visioconférence, répondre aux demandes et accomplir toute autre tâche bénéfique à l'organisation.

Gérer l'ensemble des adhésions et abonnements de services des co-Managing Partners, ainsi que leur renouvellement et paiement (outils de transcription de rencontres et autres logiciels et applications essentiels à l'accomplissement de leurs fonctions)

Tenir à jour un système de classement électronique complet dans les boîtes courriels, à la fois papier et électronique (Outlook et autres).

Qualifications et expériences

• Expérience significative en soutien à des cadres et gestionnaires de haut niveau.
• Maîtrise des outils d'intelligence artificielle, de l'écosystème Apple et Google Workspaces, avec des compétences en conception et en mise en page de présentations et documents.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (le français étant la langue principale et l'anglais un requis).
• Sens exceptionnel de l'organisation et souci méticuleux du détail.
• Présentation professionnelle lors des interactions avec divers interlocuteurs, notamment les professionnels de la division et les membres du personnel de l'entreprise.
• Solides compétences en prise de décision et capacité à prioriser efficacement ses propres tâches.
• Aptitude à gérer un volume de travail élevé de manière autonome.
• Réactivité et capacité à agir adéquatement dans des situations urgentes.
• Intégrité et discrétion dans la gestion d'informations confidentielles.
• Bon jugement et capacité d'adaptation à des circonstances changeantes.

Environnement de travail

• Évoluer dans un environnement rapide, entrepreneurial et en hypercroissance.
• Travailler efficacement au sein d'une équipe et d'une entreprise.

Salaire : à discuté

Type d'emploi : Temps plein, CDI